Quello che stiamo vivendo da più di due mesi a questa parte è indiscutibilmente uno dei momenti più complessi mai affrontati in termini di comunicazione tra i quasi duecento dipendenti che compongono la nostra grande famiglia e la gestione del lavoro.
Se già in tempi non sospetti era difficile tenere insieme i pezzi per la complessità e la capillarità degli ambiti di cui Spazio Giovani è composta ed è da sempre abituata, questi mesi di lockdown hanno aggravato la situazione, costringendoci ad uno sforzo unanime per tentare di mantenere inalterati i rapporti di lavoro tra i colleghi, sia in termini di prosecuzione delle nostre attività, sia di progettazione per alimentarle, con uno sguardo sempre rivolto al futuro.
Ed è qui che è entrata in gioco la volontà da parte di noi tutti nell’intraprendere un percorso di specializzazione e perfezionamento degli strumenti digitali, che da anni come impresa sociale adottiamo, per rendere il nostro lavoro più efficace, semplice ed immediato.
Siamo stati anche noi catapultati all’improvviso in una dimensione di smartwork, ma non ci siamo fatti trovare impreparati grazie alla suite di Office 365, a cui ogni nostro dipendente ha libero accesso grazie ad una licenza collegata al suo account – che è anche la mail di lavoro.
Tra le applicazioni più utilizzate presenti nel pacchetto di Microsoft spicca Microsoft Teams, programma di messaggistica istantanea ideale per le videoconferenze che le numerose equipe di progetto organizzano quotidianamente, ma anche la condivisione istantanea di file e l’elaborazione a più mani di questi ultimi. Sempre in tema di videoconferenze, abbiamo di recente sottoscritto un abbonamento a Zoom, uno dei servizi di più utilizzati al mondo, per sfruttarlo in videoconferenze con utenti esterni alla nostra organizzazione – grazie alla semplicità di utilizzo che lo contraddistingue.
Degna di menzione anche la piattaforma di condivisione video Microsoft Stream, dove abbiamo caricato alcuni video – visibili solo ai membri della nostra organizzazione – di aggiornamento sulla situazione interna all’organizzazione, con riferimento al periodo di emergenza sanitaria che stiamo attraversando. Lo stop ha anche lasciato spazio ad alcune ricerche di mercato/indagini che, grazie alla collaborazione con le ATS del territorio, abbiamo progettato e fatto girare tra migliaia di utenti: dai ragazzi della peer education ai genitori, il tutto appoggiandoci a Microsoft Forms, generatore di sondaggi per analisi di mercato e statistiche.
Ed infine il cloud con OneDrive, strumento assolutamente necessario per il lavoro a distanza su più macchine, che ci ha permesso di lavorare in tutta tranquillità senza il minimo rischio di perdita dati causata dal passaggio tra un computer e l’altro con l’ausilio di supporti fisici. Tutto, ovviamente, integrato nella suite Microsoft, con le varie applicazioni che la compongono.
Dunque la lezione che questa emergenza sanitaria ci ha insegnato e di cui faremo tesoro è che gli strumenti digitali sono, oggi più che mai, uno strumento utile se non fondamentale per il mondo delle imprese (sociali), tuttalpiù in organizzazioni come la nostra, dove la diversificazione degli ambiti di lavoro rendono difficile una visione d’insieme per i membri che le compongono. Un valore aggiunto da cui ciascun operatore può trarre vantaggio grazie a un contatto, seppur distante, per arricchire il suo metodo di lavoro e nel complesso quello di tutta l’organizzazione.